由于電腦在企業(yè)的普及應用，倉儲管理軟件應用而生。企業(yè)開始建立電子帳：

 

　?。ㄒ唬╇娮幼鲑~準備工作

 

　　1、企業(yè)必須有一套規(guī)范、完整、正常使用的手工帳。

 

　　您的物流運作正常嗎？有什么問題未解決？建電子帳想解決什么問題？

 

　　我們必須明確一個觀點：企業(yè)管理是基礎。在沒有理順內部管理條件下，請不要急于建電子帳，電子帳不能代替管理。

 

　　2、組建一個由各專業(yè)專家參與的管理小組進行應用調研。

 

　　企業(yè)物流是否改用電子帳？應用中可能會出現哪些問題？需要企業(yè)各專業(yè)參與討論。組建一個專家小組是電子帳成敗的關鍵。前期分批到不同的應用企業(yè)進行實際考察，了解使用情況：了解各種軟件不同的用途；了解各企業(yè)管理流程的差別；了解物流編碼方法和原理；針對專業(yè)提出本企業(yè)內應用要求。

 

　　3、編制完整的編碼手冊，進行相應的應用培訓。

 

　　通過調研，找到比較適合企業(yè)使用的軟件。將專家組改組成物料編碼小組。有編碼小組編制較為完善的編碼手冊。經過試編修訂后，正式對企業(yè)相關人員進行培訓。

 

　　二、電子做賬實施工作

 

　　1、將現有物料分專業(yè)編碼，并對照編碼手冊審核修改。本著編碼人就是使用人原則，各單位自行編寫。

 

　　2、錄入軟件、開建套帳試運行。

 

　　試運行應盡量時間長一些，前期可能工作量很重，但試用期可以發(fā)現和修改更多問題。建議應不少于6個月。在此期間，手工帳與電子帳并列運行。

 

　　4、補充修訂編碼手冊，重新審訂修改錯誤編碼。

 

　　在正式使用前，必須堅持根據應用情況進行一次全面修訂，主要解決因理解不同造成的多碼重碼和錄入差錯。

 

　　三、倉庫電腦賬的運行與維護

 

　　1、電子帳正式啟用后，可精簡專家編碼組，成立運行維護小組負責日常維護工作。

 

　　有些企業(yè)啟用電子帳后，就解散了編碼小組，只留幾個編碼員，結果，電子帳很快就會出現問題，這是電子帳失敗的重要原因之一。

 

　　新物料不斷出現，各種特殊情況接踵而至，沒有了專家組的管理，基本上等于前功盡棄！

 

　　建議：由財務主管，供應、工程、設備、技術、生產、后勤、銷售、生產、儀電、機械、計量、工藝、制氧、土建等各方面參加的小組進行分工管理，當然，可以是兼職的。

 

　　2、月中盤點、修正錯誤

 

　　沒有盤點、賬目何以準確？不能修正，等于慢性自殺！

 

　　3、維護工作中常見錯誤查對

 

　　第一重要的是名稱錯誤：電子帳與手工帳最大的區(qū)別就是名稱的規(guī)范問題，如：電機、電動機、三相電動機、振動電子、水泵電機、y系列電機等，其實只能一個名稱。我不認為產品本身名稱是最好的，應該結合本企業(yè)情況，制定多數人認可的名稱為規(guī)范名稱。

 

　　第二個易出現差錯的是物品編碼：主要原因是物料分類不清造成的，這就要查對編碼手冊，進行修改規(guī)范了。

 

　　第三個易出現差錯的是發(fā)錯物品，造成庫存不準：盤庫時發(fā)現應及時糾正。

 

　　最難發(fā)現，而差錯百出的是錄入差錯，如：型號錯、型號不規(guī)范、計量單位錯、數量錄入差錯、金額錄入差錯等，這些差錯只能由專業(yè)維護人員定期查對糾正了。

 

　　四、倉庫電子帳注意事項

 

　　1、請勿分庫

 

　　電子帳運行好壞、效率高低，我個人認為與我們傳統(tǒng)的倉庫管理最大的區(qū)別在于分庫。

 

　　手工帳時，為管理方便，每庫一本帳；每人一本帳，非常便于考核，這就是：一庫一帳。

 

　　電子帳上的“倉”或“庫”與實際的倉庫有著質的不同，他的“倉”、“庫”表示一個獨立的經濟核算單位，也就是說在一個管理單位中，如：生產廠、公司大庫、技改工程組等，不能按現實應用的倉庫多少來分。電子帳的庫只能有一個。

 

　　2、編碼必須帶有物料使用特性。

 

　　物料編碼最重要的作用是快速、方便查找所需物品：

 

　　其一，準確找到物品現有情況。包括：數量、存放地點、采購時間等。這些信息軟件應用就可以完成；

 

　　其二，在企業(yè)所有物料中查找使用情況相近的可代用或可替換物品。

 

　　沒有物品個體特性是造成一物多碼的根源，故前期編碼手冊的編制應重點考慮，只用流水號貽害無窮。